Analisar reservas e despesas revela custo das viagens a negócios

Mesmo que os gastos mundiais em viagens corporativas estejam em constante crescimento, muitas empresas têm entre 60 a 70% de visibilidade em seus custos totais. Isso se deve ao fato de as companhias estarem apenas estudando as reservas de aéreo, hotéis e carros de seus funcionários em vez do que realmente foi gasto, de acordo com especialistas da View From 36k.

“Os dados de viagens e despesas das empresas são normalmente sua segunda ou terceira maior despesa. Se elas não tiverem visibilidade total do que os funcionários reservam e do que realmente gastam, elas não entenderão o custo real de um deslocamento e não terão as informações certas para negociar”, explica o presidente da Travel Leaders Corporate, Gabe Rizzi.

Segundo a Associação Global de Viagens de Negócios (GBTA), companhias globais gastaram US$ 1,3 trilhão em viagens a negócios em 2017 e espera-se que os gastos aumentem 7,1% até o final deste ano. Até 2022, elas gastarão US$ 1,7 trilhão e esse total inclui gastos com reservas de passagens, hotéis e transporte terrestre, mas também despesas com refeições e outros custos relacionados aos deslocamentos.

Para determinar o quadro total de gastos com as viagens a trabalho, as corporações devem avaliar as companhias aéreas que os funcionários estão voando e os pares de cidades relacionadas a elas, hotéis reservados e em quais cidades e veículos de aluguel escolhidos.

“É preciso analisar também o comportamento de reserva dos colaboradores, como quando e como os viajantes reservam – por meio de agências de viagens, ferramenta de reservas on-line ou diretamente com o fornecedor –, qual classe de cabine ou tipo de quarto e com que frequência eles alteram ou cancelam suas passagens aéreas”, diz Rizzi.

O uso de cartão de crédito corporativo, inclusive, é uma boa maneira para obter uma visão mais completa do que uma empresa gasta em viagens, incluindo itens como alimentação e serviços de compartilhamento de viagens. E, caso uma companhia tenha acordos para tarifas preferenciais de aéreas, hotéis e aluguel de carros, os dados revelarão quais colaboradores têm reservado fora desses contratos.

Por fim, é importante ter um panorama abrangente das informações do relatório de despesas dos funcionários. A revisão desses dados fornecerá um olhar extra sobre os gastos diretos que influenciam o custo real de cada deslocamento.