Como empresas pequenas podem reduzir os custos de viagens
Mesmo em um mundo cada vez mais tecnológico, ainda há algo excepcional em um encontro cara a cara. As viagens são caras, mas vale a pena fazê-las.
Em um mundo cada vez mais tecnológico, com novas ferramentas para videoconferências, acesso por nuvem e compartilhamento de dados, não é surpresa a estimativa de perda de mais de US$ 1,3 bilhão em gastos totais relacionados com viagens nos Estados Unidos, como foi divulgado pela GBTA em maio.
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No entanto, ainda há algo excepcional em um encontro cara a cara. Quando executivos interagem pessoalmente, é possível eliminar falhas na comunicação, aumentar a rapidez de transferência de ideias e mostrar linguagem corporal. As viagens são caras, mas vale a pena fazê-las.
Empresas grandes conseguem absorver melhor os impactos financeiros, mas as menores, como startups e novas no mercado, podem ter mais dificuldade de lidar com eles. Veja, abaixo, quatro dicas para economizar em deslocamentos, levantadas pelo site Entrepreneur.
1. CRIE UM PLANEJAMENTO DE VIAGEM VIÁVEL
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Segundo a Concur, pequenos negócios estão estimados em gastar 19,7% a mais em viagens corporativas do que os grandes, devido à desorganização. A dica é considerar todos os custos de uma viagem de forma consolidada, usando uma política facilmente acessível e sistêmica.
Comece delineando regras, práticas e preferências que guiem como os funcionários agirão nas viagens a negócios. Liste os itens, tanto de trabalho quanto de entretenimento, que a empresa está disposta a cobrir, como passagens aéreas, refeições, lazer e transportes. 2. ESPECIFIQUE AS RESTRIÇÕES Descreva as restrições ou diretrizes referentes às reservas. Por exemplo, para agendar um voo, defina limites para a classe de serviço a ser usada. Se ele tiver menos de cinco horas, decrete o uso de classe econômica e, para mais longos, a primeira pode estar disponível.
Liste a companhia aérea, hotel e locadora favoritos, assim como fornecedores e meios de pagamento. É muito importante também salientar os itens que a empresa não pagará, que podem incluir lavanderia, estacionamento, gorjetas e taxas de cancelamento de voo.
Para reduzir o risco de fraude, construa normas detalhadas para os relatórios de despesas. Seja específico ao solicitar ao viajante corporativo os recibos. Se o funcionário precisar ser reembolsado por despesas de hospedagem, peça a conta detalhada do hotel, juntamente com os comprovantes de cartão de crédito. O custo total da estada estará nos recibos, mas itens não cobertos pela empresa, como aluguel de filmes e bebidas do minibar, estarão registrados nesse relatório e o não pagamento deles pode diminuir os gastos.
3. CONSCIENTIZE TODA A EMPRESA
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Você pode incentivar os funcionários a gastarem menos quando viajam. Isso significa condicioná-los a aceitarem orçamentos mais apertados e possíveis mudanças na política de viagens. É importante que ele acredite e esteja comprometido ao planejamento, então, assegure que quaisquer alterações sejam anunciadas de forma clara.
Seja honesto e transparente sobre as regras, explicando que algumas normas são justamente para diminuir gastos, e peça feedback aos colaboradores. Se a equipe entender que os custos estão sendo cortados, sem fazer com que as viagens deixem de ser convenientes e confortáveis, ela trabalhará em conjunto.
4. ECONOMIZAR NÃO QUER DIZER SACRIFICAR Se você quer motivar os funcionários a diminuírem seus gastos em deslocamentos, encontre uma maneira de fazer valer a pena. Considere permitir a possibilidade dos viajantes frequentes acumularem pontos para que, depois, façam uma viagem de férias. Outra ideia é dar um jantar no restaurante de preferência ao colaborador que gastar abaixo do budget.
Pense também em bônus não convencionais. Com os incentivos certos, você pode encorajar viagens economicamente conscientes, sem causar desconforto na equipe.
