Veja como fazer uma política de viagens de incentivo que gere economia

Um dos enfoques principais de uma boa política de viagens é a redução de custos, mas é importante levar em consideração, também, questões como a satisfação do viajante, o cumprimento das leis trabalhistas e o aumento dos índices de motivação das equipes na empresa. No caso das viagens de incentivo, esses itens tornam-se ainda mais específicos, e é preciso ter cuidado ao estabelecer metas e fazer escolhas para os funcionários.

Para que tudo possa ser colocado em prática sem erros, a primeira coisa a fazer é basear a política de viagens em regras claras e processos enxutos, garantindo que ela tenha controles rigorosos e um fluxo de aprovação eficiente. A segunda coisa é ler as seis dicas a seguir, fornecidas pelo blog da Copastur:

1- Estabeleça metas para a premiação
Implemente um plano de metas ambicioso, mas realista, levando em consideração alguns aspectos como os limites de atuação, o cargo e a hierarquia de cada colaborador, além de métricas e indicadores de desempenho que possibilitem uma avaliação individual e coletiva, fortalecendo assim a transparência e a meritocracia. Vale lembrar que há uma diferença entre a gratificação individual e as premiações coletivas: enquanto a primeira é feita para reconhecer uma performance acima da média (confirmada por meio de resultados expressivos e constantes) e estimular o funcionário a aperfeiçoar outras habilidades técnicas, gerenciais e comportamentais, a segunda tem como objetivo disseminar o conceito de complementariedade e de empreendedorismo corporativo, considerando algumas interdependências que exijam o compartilhamento de informações e de conhecimento, além de encorajar a ajuda mútua.

2- Tenha um calendário de viagens definido

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As datas de viagens devem ser definidas com antecedência, considerando questões como orçamento disponível, prazos, melhores destinos para cada época do ano e, claro, as preferências dos premiados. Isso não apenas permitirá ao comitê organizador estabelecer uma frequência para as viagens nacionais ou internacionais (o que pode motivar ainda mais os funcionários a atingirem um rendimento extraordinário), como também tornar mais fácil a negociação de preços, pacotes e condições de pagamento.

3- Saiba selecionar os destinos
Antes de escolher um destino, considere o perfil dos funcionários, desde a faixa etária até o nível de escolaridade, levando em conta também o estado civil e os hábitos de consumo e lazer. Para complementar essa análise, é recomendado realizar uma pesquisa interna, que pode trazer dados importantes, sem deixar de lado o fato de que os períodos de alta e baixa temporada podem interferir diretamente nos valores cobrados.

4- Faça as reservas com antecedência
Este item garante mais flexibilidade e poder de barganha, além de reduzir custos. Aproveite para buscar parcerias com redes de hotéis e restaurantes, locadoras de veículos e companhias aéreas, já que fidelização também pode contribuir significativamente com a redução de despesas. Outra dica importante está relacionada ao dia da semana e o horário em que a reserva será feita. Segundas e sextas-feiras são mais movimentadas e viagens ao Exterior merecem mais atenção, principalmente por conta da variação do câmbio. Então, esteja sempre informado sobre a cotações do dólar e do euro para evitar gastos desnecessários.

5- Estabeleça limites para reembolsos
Estabeleça um valor máximo para refeições, táxis, gorjetas, telefonemas, estacionamentos e outros gastos regulares. A prestação de contas deve estar atrelada aos princípios de governança e compliance, por isso é fundamental divulgar abertamente todas as normas, considerações, direitos e deveres que regem os gastos permitidos aos funcionários durante suas respectivas viagens de incentivo.

6- Contrate uma empresa especializada

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Essa é outra dica que pode contribuir para a redução de custos. Empresas especializadas em gestão de viagens corporativas já possuem experiência de mercado e também já definiram sólidas parcerias ao redor do mundo - o que facilita e barateia o transporte, os traslados e as estadias. Dessa forma, é vantajoso poder contar com um time preparado e capaz de fornecer todo o suporte necessário, incluindo o apoio a questões burocráticas e legais, como documentação obrigatória, preenchimento de formulários, apólices de seguro e atendimento imediato aos profissionais em trânsito. Sem contar que a terceirização de viagens corporativas faz com que a economia apareça na própria folha de pagamento, não sendo necessário recrutar e treinar uma equipe para lidar exclusivamente com a programação de viagens. Assim, o capital humano pode ser destinado às atividades mais relevantes do negócio. Outras vantagens também são a garantia de mais praticidade, segurança e conforto para os funcionários, a automatização do controle de gastos, a resolução de problemas de forma rápida e eficiente e, ainda, o cumprimento de todos os preceitos definidos na política de viagens.

*Fonte: Blog da Copastur

conteúdo original: http://bit.ly/2pUh0xw