Dicas para a criação de uma política de viagens eficiente
No momento da elaboração deste documento, muitos fatores devem ser levados em conta pelos gestores das empresas. Orçamento, segurança e necessidades da companhia são alguns deles. Confira outros cinco.
Em um mundo cada vez mais globalizado, não é novidade que as viagens corporativas ganham espaço no dia a dia das empresas. Elas trazem diversas vantagens, como a ampliação de mercados, estreitamento de relações, parcerias duradoras e novas oportunidades de negócios. Mas, se não forem bem organizadas, podem gerar mais prejuízos do que benefícios e, por isso, a criação de uma boa política de viagens a trabalho é tão importante.
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Para ajudar nesta fase de elaboração, o site da Copastur montou uma espécie de manual sobre o assunto. Confira abaixo algumas dicas:
BASE DA POLÍTICA DE VIAGENS CORPORATIVAS A política é um documento que descreve com detalhes todas as informações, objetivos e regras referentes às viagens realizadas pelos colaboradores das empresas. Todas as questões relacionadas à compra de passagens aéreas, gastos com transporte e deslocamento, hospedagem, alimentação e até gorjetas devem estar claramente relatadas. Os assuntos envolvendo autorizações, solicitações e aprovações dessas viagens também devem constar, assim como os métodos de pagamentos, reembolsos e prestações de contas.
Resumindo, absolutamente tudo que engloba a ação deve estar minunciosamente previsto nesta documentação e os gestores de viagens precisam entendê-la profundamente. Só assim são capazes de criar uma estratégia realmente eficaz para os funcionários. ESTUDO DAS NECESSIDADES DA EMPRESA No momento da criação da política, é interessante estudar cases e documentos redigidos por outras companhias para apenas tomar como base e ter uma noção mais completa do detalhamento necessário e do que precisa ser abordado.
Além de se inspirar em alguns modelos, é muito importante entender a fundo as necessidades da empresa e adequar as regras à realidade do negócio. Outra dica é também conversar com os departamentos envolvidos nas viagens corporativas para pegar sugestões e tirar dúvidas.
COMPREENSÃO DOS LIMITES DA CORPORAÇÃO A equipe de gestão de viagens precisa compreender os limites do negócio em que está inserida. Não adianta criar uma política bem elaborada, mas impossível de ser coloca em prática por causa de limites logísticos, financeiros ou pessoais. Isso resultará em perda de tempo e recursos.
Se, por exemplo, o preenchimento de formulários de aprovação de deslocamentos são muito extensos e a equipe na empresa é enxuta, é provável que os funcionários deixem de fazer tarefas importantes, já que estão ocupados nessa função. Por isso, a política de viagens não precisa ser excessivamente trabalhosa, apesar de completa e abrangente.
ADEQUAÇÃO À CULTURA ORGANIZACIONAL INSTAURADA O documento para as viagens corporativas deve estar de acordo com o modo de fazer negócio e na maneira de pensar dos fundadores da empresa. Com isso, as regras e limites poderão ser traçados, de acordo com as características da companhia e de como ela atua no mercado.
DEFINIÇÃO DE UM ORÇAMENTO Essa é uma parte um pouco delicada da política. Se mal planejada, pode abrir um rombo nos cofres da empresa. Apesar das viagens corporativas representarem um dos principais gastos, é bem possível diminuir custos.
Limites máximos para gastos com hospedagens, deslocamentos, alimentação e passagens áreas são essenciais. Os viajantes também devem estar cientes dos valores estipulados para que não haja problemas após o retorno. Essa definição de orçamento ajuda a evitar mal-entendidos, interpretações erradas e abusos por parte dos funcionários, com gastos excedentes.
NECESSIDADE DE PLANEJAMENTO COM ANTECEDÊNCIA Em alguns casos não é possível planejar viagens a negócios com muita antecedência, mas, felizmente, não são a maioria. Para muitas empresas, planejá-las em tempo hábil é uma ótima estratégia para gastar menos e promover mais segurança aos viajantes.
Programando-as sem muita pressa, é possível conseguir melhores preços de passagens e hospedagem, além de fazer um levantamento mais completo de todas as despesas e atividades dos executivos. Assim, os riscos, imprevistos e gastos extras diminuem consideravelmente.
PERFIL E INTERESSES DOS COLABORADORES Ao viajarem pelas empresas, os funcionários as representam no destino em questão. Portanto, se eles estiverem insatisfeitos ou forem mal orientados, o trabalho pode ser realizado de forma inferior e isso leva ao risco de os objetivos da viagem não serem atingidos. Terá sido um desperdício de recurso e tempo.
É importante levar em consideração o conforto e as vantagens que os viajantes terão, além de não esquecer o conceito de bleisure – eles podem aproveitar momentos de turismo enquanto estiverem fora.
INCLUSÃO DE PROCEDIMENTOS DE SEGURANÇA Além de conforto e bem-estar, é imprescindível que a política inclua procedimentos básicos de segurança. Alguns protocolos e formulários obrigatórios em que o funcionário fornece telefones de contato em caso de emergência, endereço e itinerário devem ser incluídos. Caso haja algum imprevisto, a empresa poderá localizá-lo e auxiliar. Também é essencial providenciar um seguro de viagem para qualquer colaborador que se desloque.
