4 práticas indispensáveis para otimizar a política de viagens

Uma política sólida de viagens corporativas precisa ser refletida no bem estar dos seus colaboradores, e isso também depende da aceitação individual. Como as regras impostas pela empresa afetam aquele viajante? Pensando nisso, a consultoria Egencia reuniu algumas práticas para otimizar a experiência do colaborador e a operação das viagens na empresa.

CLASSE EXECUTIVA OU ECONÔMICA?
A classe da viagem é um dos pilares centrais da política de viagens. Isso, porém, tem dependido da duração do voo, principalmente em um momento de redução de custos. Uma classe executiva, porém, beneficia um profissional do alto escalão que viaja para uma reunião curta na qual um contrato milionário está em jogo, mas será que também seria ideal fazê-lo quando a viagem tem como destino um treinamento de uma semana?

Algumas empresas criam objetivos de viagem variados em suas políticas. Especificar que os viajantes são elegíveis para uma classe de cabine melhor dependendo da tarefa que terão que executar é uma estratégia que muitos já têm adotado.

MELHOR ESCOLHA
A melhor escolha de acomodação nem sempre é a mais barata. Hoje, os limites de tarifas ou diárias têm se tornado cada vez mais populares, dando ao viajante a possibilidade de optar pelo hotel que corresponda mais fielmente aos seus próprios gostos e preferências.

Essa prática, porém, demanda um controle maior dos TMCs. Limites de tarifas, caso não sejam revisados constantemente, podem fazer com que os viajantes sejam forçados a se hospedarem em lugares menos adequados e até menos seguros. Sendo assim, a Egencia aponta que um limite de taxa sazonal, que leve em conta eventos como feiras e eventos esportivos, possam suprir as tarifas dinâmicas de uma maneira mais satisfatória.

APROVAÇÃO NECESSÁRIA
Processos que visam garantir que os colaboradores não estão viajando desnecessariamente são comuns. A aprovação de um gerente antes que o dinheiro seja gasto é preferível a um questionamento depois. No entanto, muitas empresas têm um processo de aprovação ocasional ou demorado, o que pode resultar no aumento da tarifa entre o pedido de viagem e a reserva.

Rever e refinar o processo de aprovação pode aumentar a satisfação do viajante, além de ajudar na redução dos custos. A política deve esclarecer quais viajantes precisam de aprovação para quais tipos de viagens.

CUIDADO A LONGA DISTÂNCIA
TMCs que acreditam na possibilidade de os viajantes seguirem para destinos arriscados devem considerar a inclusão de detalhes relevantes na política de viagens. Lembrar as pessoas dos pré-requisitos das viagens, como o que fazer no caso de um desastre natural, como tsunami ou terremoto, promoverá a segurança e o bem estar dos indivíduos.

A política de viagens também precisa diferenciar colaboradores já viajados e os iniciantes para esses destinos. O que pode ser óbvio para um, talvez não seja para o outro. Os viajantes que ainda não conhecem o local podem precisar de mais orientação sobre as condições locais e o comportamento seguro.