Reuniões simples não são gerenciadas, revela estudo
Tal fator pode resultar em prejuízos para as empresas
O relatório leva em conta respostas de gestores de viagens e de organizadores de reuniões. Dos 260 entrevistados globais, 123 eram membros do GBTA, 66 do Meeting Professionals International (MPI) e 15 de ambas as organizações.
O objetivo da pesquisa é lançar alguma luz sobre o quanto as empresas podem estar perdendo em termos de redução de custos e responsabilidades de duty of care devido à falta de gerenciamento de pequenas reuniões.
"Essa pesquisa coloca em números algo que a indústria sempre suspeitou: reuniões simples representam gastos significativos dentro das empresas, e o fato de serem administradas de forma imprecisa pode custar bastante às corporações quando se trata do resultado final e da satisfação dos participantes”, ressalta a diretora de Pesquisa da GBTA, Jessica Collison.
O estudo constatou que 52% dos entrevistados realizam reuniões simples (de dez a 50 participantes) fora dos canais gerenciados. Enquanto 45% dessas reuniões são feitas dentro das próprias empresas, 40% utilizam espaços de conferências em hotéis e esse número é mais alto (46%) nos Estados Unidos.
Das empresas que reservam reuniões em canais não gerenciados, 77% o fazem diretamente com as propriedades ou agências de viagens on-line. Dessa forma, as tarifas negociadas e as relações de trabalho não entram em jogo, e o cumprimento das políticas internas também se torna um desafio. Apenas três dos dez entrevistados afirmam que têm normas formalizadas em suas empresas para reuniões simples e 24% têm diretrizes que não são formalizadas.
Em termos de tecnologia para reuniões, apenas 22% dos entrevistados usam uma plataforma de RFP on-line para reservar e/ou gerenciar reuniões simples. A satisfação com a ferramenta nesses casos é alta, e embora não seja perfeita, quase três quartos (72%) dos entrevistados que as utilizam afirmam que esse é o método preferido para encontrar locais para reuniões simples.
Curiosamente, apenas 12% dos entrevistados indicam que possuem uma ferramenta on-line de RFP, mas a utilizam apenas para reuniões maiores, o que significa que cerca de um terço (34%) dos entrevistados do estudo têm uma plataforma on-line de RFP preferida.
Um adicional de 15% planeja utilizar uma plataforma desse tipo para reuniões simples no ano que vem. Ainda assim, isso significa que quase dois terços dos entrevistados do estudo não usam uma plataforma on-line de RFP e mais da metade não têm planos de começar a usar uma, pelo menos para reuniões simples, num futuro próximo.
O VALOR DAS REUNIÕES
Quando se trata de medir a eficácia e o valor das reuniões, os números são surpreendentemente baixos. Pouco mais de um quarto (28%) dos entrevistados têm indicadores-chave de desempenho para medir o valor de reuniões simples, e na América do Norte, especificamente, esse número é ainda menor (20%). Nos Estados Unidos, quase um terço (31%) dos planejadores de reuniões usam KPIs, enquanto apenas 4% dos gestores de viagens estão fazendo isso.
Uma maioria esmagadora (81%) dos entrevistados acompanha os gastos em reuniões simples, mas apenas quatro em cada dez realmente acompanham todos os gastos e os dividem, em vez de combinar despesas ou enviar relatórios consolidados. Mais uma vez, é muito mais provável que os meeting planners mantenham contas detalhadas sobre os gastos: mais da metade (54%) desses profissionais rastreiam tudo, enquanto apenas 18% dos gestores de viagens o fazem.
"A dura realidade que essa pesquisa revela mostra a urgência que as empresas devem ter quando se trata de melhorar o gerenciamento de reuniões simples", salienta a vice presidente de Reuniões e Grupos da HRS, Abbie Michaelson.
"As métricas fora de processo para comparação de compras, reservas e locais disparam alarmes em outras áreas de compras corporativas. Com essas descobertas, os responsáveis pelas reuniões agora têm munição para implementar mudanças mensuráveis nessa categoria", conclui a especialista.