Veja como facilitar a prestação de contas de viagens de sua empresa
Estruturar uma boa política de viagens pode ser trabalhoso, mas é um dos fatores-chave para que a prestação de contas não se torne uma dor de cabeça para o gestor e o viajante. Saiba como facilitar esse processo.
Tenha uma política de viagens estruturada
Esse é o passo fundamental para que as coisas andem nos eixos. Uma boa política de viagens leva em conta todo o processo da viagem, desde a identificação da necessidade de deslocamento até a prestação de contas ao financeiro. Lembre-se de incluir todos os responsáveis por cada processo e as falhas que estão gerando gastos adicionais, gerando um fluxo de trabalho livre de barreiras e impedimentos. Nunca deixe de atualizar a política de viagens e lembre-se de repassá-la a todos os funcionários a cada mudança.
Antecipe custos
Quanto antes você fizer as reservas aéreas e de hospedagem, maiores as chances de reduzir os custos da empresa na prestação de contas. Uma pesquisa realizada pela Egencia (empresa do Grupo Expedia) com 348 viajantes corporativos revelou que 68% das reservas de passagens aéreas não são feitas com antecedência, o que gera um custo maior para a empresa. Sem contar que 42% dos viajantes afirmaram desrespeitar políticas com relação à escolha de companhias aéreas com as quais a empresa mantém relacionamento e 32% optam por tarifas de hotéis mais caros. O que mostra que estipular regras não significa que elas serão cumpridas.
Preveja deslocamentos adicionais
Caso surja a necessidade de o funcionário se deslocar a uma cidade próxima ao destino onde ficará hospedado, é preciso que sejam calculados os gastos adicionais com transporte. Nesse caso, alugar vans ou carros pode sair bem mais em conta do que pagar por passagens aéreas ou de ônibus. E o melhor é que, nesse contexto, a prestação de contas ficará mais fácil, já que a empresa que oferece o serviço envia a nota fiscal diretamente para o contratante.
Procure fazer convênios
Uma boa dica para que a empresa reduza seus gastos em deslocamento e alimentação é firmar convênios com estabelecimentos locais em regiões onde há sempre muita demanda para viagens. Substituir a refeição do hotel por um restaurante local pode significar economia para o negócio e facilitar a prestação de contas no fim do mês, com uma fatura que venha consolidada, em uma única nota fiscal.
Escolha uma forma de controle
Depender da nota fiscal trazida pelos viajantes pode não ser a melhor maneira de manter o controle de custos, afinal, as chances de elas serem perdidas pelo caminho não são poucas. Em vez disso, opte por usar planilhas eletrônicas compartilhadas, nas quais o viajante insere as despesas e permite que a empresa as acompanhe a distância. Outra alternativa é utilizar aplicativos financeiros, onde é possível inserir e categorizar as despesas, tirar fotos dos comprovantes e armazená-los virtualmente, além de adicionar anotações e compartilhar relatórios e gráficos de acompanhamento.
Crie um fluxo de aprovação
É importante que mais de uma pessoa consiga avaliar se a viagem é realmente necessária e se os custos estão dentro do orçamento. Claro que não é preciso envolver muitos níveis hierárquicos no processo, já que isso comprometerá a agilidade e a eficiência das aprovações. Inclua apenas o gestor da área solicitante, uma pessoa de compras e outra do financeiro.
Crie programas de incentivo
Acredite: a pesquisa da Egencia citada acima revelou que 77% das empresas não têm qualquer programa que incentive os funcionários a cumprir a política de viagens corporativas. Portanto, para que seus funcionários realmente se comprometam com a prestação de contas das viagens, aposte em programas de incentivo que envolvem clubes de fidelidade, acúmulo de pontos, brindes e bonificações para quem cumprir à risca as orientações da empresa.
Conte com especialistas na área
Contar com equipes externas de gestão de viagens corporativas ou ainda com ferramentas que ajudem na automatização de processos são fatores que fazem com que seja gasto somente o necessário com cada deslocamento, impedindo que as políticas da empresa sejam contornadas e adicionando uma boa dose de imparcialidade ao contexto.
*Fonte: Blog da Copastur