Sete motivos para contratar uma gestão de viagens corporativas

Só quem já contratou uma TMC sabe de verdade a diferença que ela faz na gestão e controle de despesas de viagem? Talvez, mas fato é que o que se vê nos últimos anos no Brasil e na América Latina é a disseminação de serviços especializados de planejamento e logística ao longo de todo o processo de viagem. Afinal, empresas grandes ou pequenas sabem muito bem a representatividade das viagens em seus orçamento e igualmente a importância destas para a manutenção e expansão de seus negócios.

Ainda assim, é comum que muitos gestores ainda tenham receio de contratar o serviço - conforme lembra o gerente comercial da Copastur, Ricardo Szpigel, em seu artigo "Sete motivos para contratar uma gestão de viagens corporativas". "E isso decorre de motivos variados, desde o desconhecimento das dificuldades de delegar uma tarefa tão primordial do empreendimento para terceiros", explica o especialista.

Por isso, a Copastur listou algumas das melhores razões para se contratar uma empresa de gestão de viagens corporativas.

Confira:

REDUÇÃO DE CUSTOS
As chamadas VCs (viagens corporativas) obviamente incluem custos. Passagens, hotel, refeições, mobilidade e segurança demandam verba e, quando tratados de forma separadas chegam a salgadas somas de dinheiro. Como lembra Szpigel, "não é possível conseguir descontos e negociações tão efetivas quando sua corporação não tem vínculo com quem disponibiliza determinado serviço."

Ao contratar um serviço especializado os custos caem por conta do expertise da agência, que tem parceiros e fornecedores, e consegue aliar preço e qualidade no serviço procurado.

PREÇOS MAIS EM CONTA E CONTA MAIS CLARA
Ao gerenciar cada aspecto da viagem separadamente, a empresa que gere suas VCs tende a fazer diversos planos de pagamento - o que desgasta o profissional responsável pelos trâmites e, na maior parte das vezes, resulta em orçamentos mais elevados. "A empresa de gestão de viagens corporativas oferece planos de pagamento flexíveis e mais simplificados. Ela media o contato da empresa com todos os outros serviços. Assim, ela consegue estabelecer uma taxa única para todo o pacote, em um regime único de pagamento", ressalta Szpigel.

EQUIPE ATAREFADA COM "SUA TAREFA"

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Uma das consequências da contratação de uma TMC é, dentre tantas, a de aliviar tarefas da equipe ou empregado encarregado da gestão. Afinal, eles não conhecem as melhores práticas para este serviço - o que pode desagradar a eles, a empresa e, muito possivelmente, o viajante. "Nesse momento, contar com os serviços de uma empresa terceirizada pode ser uma excelente estratégia. O investimento possibilita que as viagens sejam planificadas por profissionais habilitados e já adaptados a desenvolver esse tipo de programação."

CADA UM NO SEU QUADRADO

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Nas viagens organizadas pelas próprias empresas, é comum aparecerem dificuldades de controle do orçamento - afinal, gerenciar e controlar gastos com viagem não é a especialidade da empresa que está enviando um colaborar. Com uma empresa do ramo, cada parte assume seu papel: a responsabilidade pelo planejamento e efetivação da política de viagem é da agência corporativa, enquanto a empresa segue focada em seu negócio.

GANHO DE TEMPO
"Quando os colaboradores precisam direcionar suas atividades para o planejamento de uma VC, as outras tarefas ficam em segundo plano. Por terem menos experiência e menos contatos ligados a esse ramo, gerenciar VCs pode ser bem mais lento, com várias dificuldades, além de haver um acúmulo das atividades habituais para serem cumpridas", observa Szpigel.

Ao contratar uma agência corporativa, a gestão é mais rápida, eficiente e clara, já que a prestadora do serviço geralmente também tem acesso a tecnologias inteligentes de recolha e cruzamento de dados.

MAIS SEGURANÇA E PADRONIZAÇÃO

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Imprevistos podem surgir e uma agência corporativa sabe muito bem disso. Por isso, empresas do ramo contam com soluções e padrões para que os imprevistos não influam ou influam o menos possível na programação, além de assegurarem o bem-estar do viajante.

CONSULTORIA
As agências de gestão de VCs utilizam o que há de mais moderno em tecnologia para tornar os processos mais ágeis e eficientes. Essas organizações integram diversos serviços e desenvolvem planos de pagamentos mais baratos e acessíveis. Além disso, são capazes de colher dados dos viajantes para elaboração de relatórios que visam o controle das finanças. Geralmente, seus serviços têm como consequência a evidência de alternativas de corte de gastos.

*Fonte: Copastur

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