Viagens de incentivo: vivência no local alinha expectativas

Elaborar uma viagem de incentivo ou um evento corporativo em um destino envolve uma série de desafios e detalhes a serem analisados. Reunir informações para montar apresentações aos clientes é o processo natural para organizar, mas ter uma vivência no local, por parte do agente ou gestor, faz toda a diferença. Com ela, é possível comprar a viagem ou o evento com segurança e alinhar as expectativas.

Quando você tem conhecimento do destino, consegue passar uma informação mais precisa para o seu cliente. Acabamos investindo muitas vezes em feiras, por exemplo, em locais diferentes justamente por isso, para oferecer uma expertise diferenciada”, explica a diretora e proprietária da Discover Eventos e Viagens de Incentivo, Denise Amado.

Fazer visitas técnicas, conhecer restaurantes e passeios é essencial para poder ver tudo com mais detalhes e clareza. É possível, sim, fazer a distância, recolhendo informações, até mesmo de locais ainda desconhecidos. “Mas o ideal é sempre ir, principalmente porque muitas vezes os destinos, de dois em dois anos, passam por muitas alterações, surgem novas atrações e precisamos estar atualizados”, comenta Denise.
Para o diretor comercial e de Operações da Power Travel, Raphael Sanches, o papel de uma TMC neste quesito é muito importante. No entanto, muitas empresas ainda não reconhecem de que forma uma agência pode agregar, com sua experiência, nas viagens e nos eventos corporativos.

Segundo o executivo, sem a expertise de uma agência que tenha tido a vivência no destino, as chances de que a viagem não saia como o planejado são enormes. “A TMC tem todo o conhecimento da operação e sabe o que fazer em caso de imprevistos, como furacões, por exemplo”, conta.

Apesar dessa experiência no local, é possível também que as expectativas da viagem não sejam alcançadas. “Já aconteceu com uma viagem de incentivo que organizamos para o Panamá, fizemos dentro das solicitações do cliente, mas quando finalizamos, não foi como idealizamos”, lembra Denise.

De acordo com ela, nesses casos, todos os parceiros e fornecedores entregam um serviço caprichado no momento da visita. Porém, às vezes não é o que possuem como padrão. “Tentamos de todas as maneiras resolver, muitas vezes o cliente nem percebe o problema, mas é um desgaste muito grande”.

E quando isso acontece há a questão da imagem que será passada da empresa para o funcionário. “Mesmo que o gasto com a viagem não seja tão elevado, é uma quantia de dinheiro relevante e, se o funcionário não voltar muito feliz da viagem, vai associar o fato de a empresa ter optado por um serviço sem profissionalismo com a importância que ela dá para ele”, ressalta Sanches.

Para fechar a viagem no destino de interesse, conhecer DMCs locais ajuda a descobrir uma variedade de detalhes. “Um dos nossos clientes queria oferecer aos seus funcionários aulas de culinária na Rússia. Conseguimos entregar um espaço bacana e chefs talentosos porque pudemos contar com DMCs por lá que nos conduziram até alcançarmos as demandas e qualidades almejadas”, relembra o diretor comercial da Power Travel.

É com elas também que Denise costuma trabalhar na Discover. “Faço um roteiro, pesquiso, converso com a DMC local e vou fazer a visita. Ela nos ajuda com opções de hotéis, restaurantes, locais a serem visitados, tudo de acordo com o perfil de cada cliente”.

Ter esse suporte, seja local ou até mesmo no Brasil, é imprescindível para montar uma apresentação com propriedade e de qualidade para o cliente. Mas conhecer o destino pessoalmente, viver as experiências e sensações, além de ter o contato presencial com potenciais fornecedores pode ser o segredo para o sucesso. A sensação de atender – e superar – expectativas vale o esforço e investimento.