Veja como trocar a empresa que gerencia suas viagens de forma tranquila
Mudanças às vezes são necessárias para gerar bons resultados
Um bom gerenciamento de mudanças pode ajudar a tornar essa transição bastante tranquila e exige que os gestores de viagens envolvam seus viajantes e partes interessadas, que precisam participar antes e durante a tomada de decisões.
Uma vez decidida a mudança, identifique e recrute os principais interessados para um comitê de gerenciamento do projeto. Trabalhe com eles antes de iniciar uma RFP para identificar seus objetivos e classificar as prioridades. O feedback dos viajantes mostra que eles querem tecnologias fáceis de usar ou melhor acesso ao conteúdo?
Após a nomeação da nova empresa de gestão de viagens, siga os três passos a seguir para ter uma transição tranquila:
1. Envolva viajantes e partes interessadas no plano de implementação
Trabalhe com eles para garantir que você está fazendo alterações que serão bem-vindas. Talvez você esteja apresentando uma plataforma de viagens integrada. O calendário deve permitir tempo suficiente para resolver quaisquer falhas e fornecer qualquer treinamento ou suporte.
Os stakeholders, por sua vez, devem representar os departamentos que têm interesse no programa de viagens (TI, RH, finanças), bem como aqueles que têm viajantes frequentes. Se o programa abrange outros locais, essas regiões ou países também devem ser representadas neste comitê. Qualquer alteração no programa de viagem precisará levar em conta os ambientes de vários locais e as diferentes expectativas de seus viajantes em termos de serviços personalizados ou ferramentas automatizadas. Todos os principais interessados devem conhecer seu papel e quem é responsável pelo quê.
A mudança da empresa de gerenciamento de viagens pode ser um exercício demorado e caro, mas os benefícios devem exceder o investimento. Você deve procurar identificar uma empresa de gerenciamento de viagens que possa entregar o programa que as partes interessadas desejam e tenha uma tecnologia de viagens de negócios atualizada com a capacidade de atender a essas demandas.
2. Comunique-se de forma eficaz para que todos estejam a bordo
Nunca subestime a importância da comunicação. A mudança da empresa de gerenciamento de viagens só funcionará se todas as partes interessadas - sejam viajantes ou outros gestores - estiverem de acordo.
Lembre-se de que a introdução de uma nova empresa de gerenciamento de viagens será acompanhada por outras mudanças fundamentais, como a introdução de um sistema integrado de gestão de viagens e despesas. Novos processos ou ferramentas precisam ser comunicados, explicados e suportados. Pense em novas ferramentas do ponto de vista do usuário. Eles são fáceis de usar e intuitivas o suficiente para que um profissional que não seja de viagens as considere intuitivas ou você precisa produzir um manual de instruções que forneça demonstrações on-line? Considere atribuir a alguém no comitê do projeto a responsabilidade de responder às demandas do usuário.
A mudança da empresa de gestão de viagens deve ser uma experiência positiva em vez de temida. Uma nova ferramenta de reserva poderia permitir o acesso amigável - em um único canal - a uma ampla variedade de conteúdo apropriado que anteriormente só era acessível por meio de diferentes fontes.
3. Revise seu programa de viagens
Ter uma nova empresa de gestão de viagens é uma boa oportunidade para dar uma repaginada no seu programa, afinal, a composição das equipes e dos processos pode precisar de atualização. A nova tecnologia provavelmente significará um programa de viagens mais integrado, o que pode ser uma oportunidade para agilizar etapas como a aprovação ou conciliação pré-viagem e os pagamentos.
A nomeação de uma nova empresa de gestão de viagens também é uma boa oportunidade para atualizar os PNRs (registros de nomes de passageiros). Programas de passageiro frequente e solicitações de serviço especial, como preferência de assento, requisitos de refeição e, se necessário, assistência, devem ser incluídos. Além disso, alguns países exigem mais informações pessoais, como o sistema eletrônico de autorização de viagem dos Estados Unidos (ESTA), que incluirá dados do passaporte.
*Fonte: Egencia