Descubra a gestão de viagens dentro da Claro

Nesta semana, a gestão de viagens da Claro está sob o radar dos Originais PANROTAS. Este é o último capítulo da série, que também revelou o setor dentro da Red Bull, da Honda e da Johnson & Johnson. Durantes as últimas semanas, os gestores falaram sobre assuntos como hierarquia de benefícios, principais destinos dos colaboradores e relação com as agências corporativas. A forma de abordar cada um desses assuntos mudou de empresa para empresa e mostrou diversas vertentes do departamento. Saiba agora como funciona a gestão de viagens dentro da Claro.

Sandro Mendes faz parte da companhia telefônica há 18 anos e atua como gestor de viagens há seis. Atualmente, Mendes é gerente administrativo. “Não lido só com viagens. Frota, custos de táxi, limpeza, segurança, entre outros, estão no escopo da administração porque são despesas que também precisam ser olhadas com uma atenção especial, onde sempre há oportunidades de economia, de um gasto menor com uma qualidade maior ou igual”, explicou o gerente. Isso significa que a gestão de viagens da Claro é uma das funções da administração.

Para melhorar o desempenho, Mendes conta com uma equipe dedicada apenas à gestão. O time é formado por três profissionais, todos ligados à demanda nacional. Rosana Vackiewicz é a especialista responsável pelas negociações com hotéis, aéreas e agências. Ela também analisa custos e aponta melhorias no departamento. Daniel Andrade responde pelos pagamentos e pela elaboração de relatórios. Já Wagner Pereira é encarregado pelas aprovações e solicitações de viagens.

Segundo Mendes, todos os funcionários são cadastrados no sistema de self-booking da agência corporativa vinculada à Claro: a Maringá Turismo. No entanto, a solicitação de viagem não é autônoma. Pelo contrário, deve ser sujeita à aprovação do gestor, ou diretor da área, com pelo menos dez dias corridos de antecedência. Além disso, a política de viagens da Claro coloca a escolha do menor preço como norma obrigatória.

Mendes não descreveu a hierarquia de benefícios, mas afirmou que quando a máxima não é seguida, o colaborador precisa apresentar uma justificativa e acordar uma possível classe executiva, ou qualquer outra regalia, com o setor de Recursos Humanos. A justificativa fica registrada como saving lost que, mensalmente, é encaminhado para os diretores em forma de relatório a fim de que todos tenham ciência das viagens realizadas pelos seus funcionários.

“Após a solicitação no sistema e a aprovação do gestor/diretor, a viagem deve ser aprovada pela minha equipe para o controle do orçamento, que verifica o valor da viagem e vincula no sistema de controle financeiro o valor da viagem”, listou o gerente. “Caso a área não tenha verba suficiente, a viagem não é aprovada até que seja regularizado”.

Rotas nacionais figuram entres os principais destinos dos colaboradores da Claro. São Paulo-Rio de Janeiro, Rio de Janeiro-São Paulo, São Paulo-Brasília, Brasília-São Paulo, São Paulo-Porto Alegre e Porto Alegre-São Paulo ocupam o topo da lista de solicitações. Independentemente do itinerário, os motivos das viagens são os mesmos: reuniões, visita a clientes e visita a fornecedores.

Como citado acima, a Maringá Turismo é a Travel Management Company (TMC) lidada à Claro. “Optamos por esse modelo de gestão no processo de viagens, que visa redução de custos, atendimento rápido e full time, ou seja, 24 horas”, argumentou Mendes.

A Claro também não escapou dos efeitos da recessão econômica do Brasil e reduziu o budget. Para sanar essa mudança de postura, a administração implantou salas de vídeos conferências nos prédios da companhia e conscientizou os colaboradores sobre importância de avaliar a relevância de cada viagem. “As próprias áreas estão adequando as viagens tendo em vista a situação do Pais”, disse o gerente. De acordo com o gerente, ainda existem viagens corriqueiras e que fogem à política da empresa. “No final do mês mostramos qual seria o valor se esta viagem fosse programada dentro do prazo e segundo a nossa política”, enfatizou.

Sem dúvidas, lidar com a crise é um desafio para qualquer setor. Mendes acredita que, no caso do gestor, é preciso buscar soluções para se gastar o mínimo possível, sugerindo vídeo conferência ao invés da viagem, por exemplo. “Ao invés de viajar um dia antes e dormir em um hotel, o colaborador também pode viajar pela manhã e voltar no final da tarde do mesmo dia”, propôs. Para o gerente, ajudar a empresa a economizar e, com isso, crescer, é o principal retorno do gestor e do administrador.

Em todos os capítulos da série, os entrevistados deram dicas para o sucesso de um gestor de viagens. Confira no infográfico abaixo, aquelas que mais chamaram a atenção: