Descubra a gestão de viagens dentro da Red Bull
O raio-x revela informações como política de viagens, perfil do viajante, hierarquia de benefícios, postura em tempos de crise e, claro, a aliança com TMC´s.
Nas próximas semanas, os Originais PANROTAS apresentarão detalhes da gestão de viagens de algumas empresas. O raio-x revela informações como política de viagens, perfil do viajante, hierarquia de benefícios, postura em tempos de crise e, claro, a aliança com TMC´s. Conheça agora, e nas publicações seguintes, quem está por trás deste setor tão complexo.
Hitalo Leite (29) coordena a gestão de viagens da Red Bull há dois anos. O departamento está alocado em São Paulo, mais precisamente no setor de Finanças, e possui quatro colaboradores: um analista – responsável por pagamentos e relatórios – e três consultores de viagens da Carlson Wagonlit (CWT), a agência de viagens corporativas ligada à empresa de bebidas energéticas.
Além dos funcionários, a Red Bull assume os deslocamentos dos atletas patrocinados e dos prestadores de serviço. Isso, obviamente, amplia o trabalho de Leite e da sua equipe. O gestor contou que todas as viagens são regidas por uma política, capaz de regrar o processo de compra e determinar uma hierarquia de benefícios.
“A política estabelece o padrão para realização de compras como, por exemplo, antecedência para viagens nacionais e internacionais, menor tarifa para aéreo, hotéis e locações de veículos, além de segurança aos colaboradores”, esclareceu o bacharel em Turismo. Segundo ele, apenas o presidente e os diretores podem viajar de classe executiva, porém, a regalia é “algo que os gestores utilizam com consciência e nem sempre fazem valer”.
INTERMEDIAÇÃO
Em algumas empresas, o gestor deve organizar cada passo da viagem sozinho. Já em outras, os colaboradores gozam de total autonomia. A Red Bull foge à regra e compartilha essa responsabilidade entre os dois lados. “O viajante sempre é orientado a escolher as melhores condições e, quando isso não é feito, são necessárias justificativas plausíveis para não caracterizar possíveis desvios de política”, ressaltou. Depois de receber os argumentos, cabe a Leite aprovar a viagem.
O processo tem início quando os colaboradores entram no self booking tool da CWT. Nesta plataforma, todos os produtos essenciais para uma viagem estão disponíveis e o usuário tem liberdade para realizar o pedido de viagem. O pedido sempre deve conciliar necessidade às normas da empresa. “Meu papel é garantir sempre as melhores opções ofertadas aos colaboradores através de negociações com os fornecedores”, pontuou coordenador. Os relatórios de Leite mostram que 90% da demanda de viagens da Red Bull é nacional e os outros 10% internacional. Já os motivos são reuniões e eventos.
Se a TMC é responsável pelo processo de solicitação, como Leite se comunica com os supervisores, gerentes e diretores da Red Bull? De acordo com o líder, a principal forma de comunicação são os relatórios enviados mensalmente aos gestores de cada área da corporação apontando gastos, oportunidades, melhorias e lost saving.
Para simplificar, confira no infográfico abaixo um resumo da gestão de viagens na Red Bull:
UMA TMC, POR QUÊ?
Expertise. Esse foi o grande argumento de Leite para defender a escolha de uma agência corporativa para viabilizar as viagens na Red Bull. “Com ela, podemos usar estruturas como ferramentas, consultores de viagens e efetivação de acordos comerciais negociados pela gestão e aplicados, ou ofertados, pela agência”, considerou Leite, que também disponibiliza o aplicativo da Carlson Wagonlit aos colaboradores.
Para o gestor, o papel da agência não está restrito a emissão de bilhete e a reserva de hotéis. Leite acredita que a TMC deve estar atenta ao dia a dia e antenada às novidades do mercado que possam impactar a empresa.
O GESTOR DIANTE DA CRISE
A instabilidade econômica e política do Brasil forçaram muitas empresas a reduzir o budget, inclusive o dedicado às viagens. A Red Bull não chegou a cortar eventos e reuniões dos colaboradores, mas o departamento de gestão foi atingido pelo reajuste de verba geral. Nesses momentos, Leite afirma que é preciso ser flexível, criativo e inovador.
“Nessa situação instável que vivemos, o gestor deve estar sempre preparado e olhando o mercado em busca de oportunidades. Os negócios sempre acontecem, independente da crise ou da situação da empresa. Essa é a hora que deve se fazer valer a fidelização com os antigos parceiros ou avaliar e ir em buscas de novos”, incentivou.
Leite entrou para o Turismo aos 18 anos. Foi estagiário, assistente e analista em diversas empresas até desembarcar na Red Bull. O gestor afirma que, para ser bem sucedido na profissão, compreender o mercado é tão importante quanto ter conhecimento em finanças contábeis, sistemas e negociação.
“É preciso ter maturidade para implantar mudanças estruturando o departamento e o programa de viagens de acordo com o perfil da empresa. Saber identificar o perfil da empresa é o primeiro passo para começar as melhorias, pois é nessa hora que mapeamos os principais gargalos”, opinou.
Leite aproveitou o questionamento para fazer uma crítica. Segundo ele, muitas empresas não têm uma estrutura ou um programa de viagens maduro o suficiente para obter sucesso, principalmente, no que diz respeitos às negociações. “Infelizmente o assunto viagens ainda não é tratado com a devida importância em algumas empresas”, desabafou.
Esse não parece ser o caso de Leite frente à Red Bull. “Desde o início da minha carreira, vivenciei o dia a dia da área de viagens corporativas. Acredito que toda essa vivência criou um desejo de permanecer nesta área e me levou a chegar onde estou e passar por onde eu passei. Amo o que eu faço!”.
Hitalo Leite (29) coordena a gestão de viagens da Red Bull há dois anos. O departamento está alocado em São Paulo, mais precisamente no setor de Finanças, e possui quatro colaboradores: um analista – responsável por pagamentos e relatórios – e três consultores de viagens da Carlson Wagonlit (CWT), a agência de viagens corporativas ligada à empresa de bebidas energéticas.
Além dos funcionários, a Red Bull assume os deslocamentos dos atletas patrocinados e dos prestadores de serviço. Isso, obviamente, amplia o trabalho de Leite e da sua equipe. O gestor contou que todas as viagens são regidas por uma política, capaz de regrar o processo de compra e determinar uma hierarquia de benefícios.
“A política estabelece o padrão para realização de compras como, por exemplo, antecedência para viagens nacionais e internacionais, menor tarifa para aéreo, hotéis e locações de veículos, além de segurança aos colaboradores”, esclareceu o bacharel em Turismo. Segundo ele, apenas o presidente e os diretores podem viajar de classe executiva, porém, a regalia é “algo que os gestores utilizam com consciência e nem sempre fazem valer”.
INTERMEDIAÇÃO
Em algumas empresas, o gestor deve organizar cada passo da viagem sozinho. Já em outras, os colaboradores gozam de total autonomia. A Red Bull foge à regra e compartilha essa responsabilidade entre os dois lados. “O viajante sempre é orientado a escolher as melhores condições e, quando isso não é feito, são necessárias justificativas plausíveis para não caracterizar possíveis desvios de política”, ressaltou. Depois de receber os argumentos, cabe a Leite aprovar a viagem.
O processo tem início quando os colaboradores entram no self booking tool da CWT. Nesta plataforma, todos os produtos essenciais para uma viagem estão disponíveis e o usuário tem liberdade para realizar o pedido de viagem. O pedido sempre deve conciliar necessidade às normas da empresa. “Meu papel é garantir sempre as melhores opções ofertadas aos colaboradores através de negociações com os fornecedores”, pontuou coordenador. Os relatórios de Leite mostram que 90% da demanda de viagens da Red Bull é nacional e os outros 10% internacional. Já os motivos são reuniões e eventos.
Se a TMC é responsável pelo processo de solicitação, como Leite se comunica com os supervisores, gerentes e diretores da Red Bull? De acordo com o líder, a principal forma de comunicação são os relatórios enviados mensalmente aos gestores de cada área da corporação apontando gastos, oportunidades, melhorias e lost saving.
Para simplificar, confira no infográfico abaixo um resumo da gestão de viagens na Red Bull:
UMA TMC, POR QUÊ?
Expertise. Esse foi o grande argumento de Leite para defender a escolha de uma agência corporativa para viabilizar as viagens na Red Bull. “Com ela, podemos usar estruturas como ferramentas, consultores de viagens e efetivação de acordos comerciais negociados pela gestão e aplicados, ou ofertados, pela agência”, considerou Leite, que também disponibiliza o aplicativo da Carlson Wagonlit aos colaboradores.
Para o gestor, o papel da agência não está restrito a emissão de bilhete e a reserva de hotéis. Leite acredita que a TMC deve estar atenta ao dia a dia e antenada às novidades do mercado que possam impactar a empresa.
O GESTOR DIANTE DA CRISE
A instabilidade econômica e política do Brasil forçaram muitas empresas a reduzir o budget, inclusive o dedicado às viagens. A Red Bull não chegou a cortar eventos e reuniões dos colaboradores, mas o departamento de gestão foi atingido pelo reajuste de verba geral. Nesses momentos, Leite afirma que é preciso ser flexível, criativo e inovador.
“Nessa situação instável que vivemos, o gestor deve estar sempre preparado e olhando o mercado em busca de oportunidades. Os negócios sempre acontecem, independente da crise ou da situação da empresa. Essa é a hora que deve se fazer valer a fidelização com os antigos parceiros ou avaliar e ir em buscas de novos”, incentivou.
Leite entrou para o Turismo aos 18 anos. Foi estagiário, assistente e analista em diversas empresas até desembarcar na Red Bull. O gestor afirma que, para ser bem sucedido na profissão, compreender o mercado é tão importante quanto ter conhecimento em finanças contábeis, sistemas e negociação.
“É preciso ter maturidade para implantar mudanças estruturando o departamento e o programa de viagens de acordo com o perfil da empresa. Saber identificar o perfil da empresa é o primeiro passo para começar as melhorias, pois é nessa hora que mapeamos os principais gargalos”, opinou.
Leite aproveitou o questionamento para fazer uma crítica. Segundo ele, muitas empresas não têm uma estrutura ou um programa de viagens maduro o suficiente para obter sucesso, principalmente, no que diz respeitos às negociações. “Infelizmente o assunto viagens ainda não é tratado com a devida importância em algumas empresas”, desabafou.
Esse não parece ser o caso de Leite frente à Red Bull. “Desde o início da minha carreira, vivenciei o dia a dia da área de viagens corporativas. Acredito que toda essa vivência criou um desejo de permanecer nesta área e me levou a chegar onde estou e passar por onde eu passei. Amo o que eu faço!”.