Não basta apenas um excelente gestor, é preciso usar tecnologia

Gerenciar uma viagem corporativa não deveria ser como planejar uma jornada à lua. Pode parecer uma comparação sem sentido, mas, o que poderia ser simples, ainda é, muitas vezes bastante complexo dentro das empresas – e por isso a analogia.

“A complexidade ainda é muito real em muitas empresas e eu falo isso como presidente da Alagev. Nos assustamos como algumas companhias ainda lidam amadoramente com algo tão importante e de valor tão alto para uma corporação. Ainda existe a sensação de viajante que faz o trabalho fora de um sistema, que não está conectado, sendo que temos ferramentas disponíveis para isso”, afirma o gestor de Viagens e Eventos da Roche e presidente da Alagev, Rodrigo Cezar, em palestra sobre o tema no SAP Now.

Mesmo em um cenário em evolução, se transformando e cada vez mais digital, 50% das empresas (em contato com SAP) ainda padecem de processos e não estão totalmente conectadas. E, diante disso, muitas vezes o que falta é uma visão do todo.

“Nesse processo de viagens e despesas, a dor começa quando o colaborador sabe que vai ter de viajar. No entanto, a tecnologia ajudou muito a integrar todos os aspectos e trazê-los em um único ambiente e é aí que está a sacada. Integrar e visualizar tudo em uma mesma plataforma”, explica o business development manager da SAP Concur, Ricardo Bechara.

A Vale, por exemplo, precisou fazer uma mudança total em sua área de viagens. O grande desafio da mineradora na gestão dos deslocamentos estava no momento pós-viagem. Os viajantes sofriam guardando os recibos e fazendo todo o processo de despesas. Por isso, o primeiro passo foi focar na automação deste procedimento.

“Esta era a dor dos nossos colaboradores, então trabalhamos nisso primeiro. Ao utilizar uma ferramenta de travel expense, reduzimos em 60% o tempo de cada funcionário no momento de fazer o relatório de gastos. Trouxemos não só a automação, mas, de verdade, alegria para os nossos 19 mil viajantes nesta etapa do processo”, conta a gerente global de Inovação em TI da Vale, Mirela Siani.

O processo de implementação de uma ferramenta que automatize e auxilie na gestão de viagens pode levar um tempo, pois ela precisa ser feita com calma e ter cada item olhado com atenção. O pré-trabalho precisa ser muito bem feito para que não haja problemas no futuro e para que ela chegue no usuário de maneira fluída.

“Hoje não basta apenas um excelente gestor, precisamos de recursos e ferramentas apropriados. O mundo mudou e temos de mostrar às empresas essas mudanças. A tecnologia está aí e não podemos ficar sem ela na gestão das viagens corporativas”, finaliza Cezar.