Veja 5 considerações ao implementar uma solução de despesas
Idioma, treinamento e integração são alguns dos pontos a serem levados em conta.
Toda empresa tem requisitos próprios para sua solução de gerenciamento de despesas, sejam regulamentos específicos do setor que precisam ser seguidos ou regras do negócio complexas para o roteamento de aprovação.
As companhias internacionais não precisam apenas garantir que a solução atenda efetivamente às necessidades de seu solicitante de despesas, mas também devem ter um sistema que suporte solicitações complexas vindas de um departamento financeiro que atua globalmente.
Dreamstime
Como resultado dessas complexidades, poucas soluções de gerenciamento de despesas são capazes de suportar efetivamente as necessidades de corporações multinacionais e uma escolha ruim pode ser bastante prejudicial para a empresa. Veja abaixo algumas das principais considerações ao implementar um software do tipo.
1. Suporte à língua do usuário A maioria dos executivos que possui papel internacional terá pelo menos um conhecimento prático de inglês. No entanto, para empresas com um número significativo de funcionários locais que não são de cargos executivos, é possível que a competência de um segundo idioma seja menor.
Caso esses colaboradores precisem enviar relatórios de despesas, é recomendável considerar uma solução que seja oferecida em vários idiomas. Se nenhum programa estiver disponível em todos as línguas exigidas, vale a pena descobrir qual é o processo do fornecedor para adicionar mais idiomas, quanto tempo demora e qual o valor.
2. Suporte a requisitos internacionais de impostos e compliance Das taxas de milhagem do veículo pessoal ao imposto sobre vendas até os requisitos de retenção de recebimento, o número de variáveis apresentadas por uma solução internacional é quase ilimitado.
Deixar de cumprir estes requisitos e regulamentos pode, na melhor das hipóteses, levar a reembolsos incorretos e, no pior dos casos, deixar uma empresa com problemas de responsabilidade significativos.
Embora as equipes de contabilidade interna provavelmente conheçam as solicitações para os principais mercados internacionais, não se pode esperar que isso seja feito em todos os países onde há funcionários atuando.
3. Fácil acesso em todas as regiões A maioria das soluções mais modernas possuem o serviço para dispositivos móveis, o que ajuda os viajantes durante os deslocamentos. Por isso, é preciso considerar a infraestrutura de tecnologia em todo o mundo. 4. Integração com tecnologia existente e programa de viagens Poucas empresas utilizam um único programa em todos os países e, devido a diferenças regionais, também não costumam ter apenas um provedor de soluções de viagens. O software precisa, então, ter flexibilidade para integrar-se efetivamente a todas as soluções de tecnologia de despesas e viagens.
Pergunte ao fornecedor como pode ser feita essa integração, além da capacidade do programa a receber dados de TMCs em todo o mundo.
5. Treinamento para o usuário final Empresas globais com força de trabalho distribuída muitas vezes enfrentam desafios tanto com o treinamento inicial do usuário final quanto com o suporte continuo da solução. É impraticável que as sessões de treino completas sejam realizadas em cada escritório de cada país.
Com isso, pode haver um baixo envolvimento do usuário, além de insatisfação geral. As companhias, portanto, precisam garantir que o programa seja simples de usar e fácil para ser explicado.
