Reuniões virtuais aumentam em 20% a produtividade do colaborador
É preciso saber como integrá-las nas políticas de viagens das empresas.
Com a qualidade de som e vídeo cada vez melhor, muitas reuniões vem sendo realizadas virtualmente, poupando tempo e dinheiro. Hoje em dia existem diversas plataformas – tanto gratuitas, como Skype e Facetime, quanto pagas, como os da Cisco – que atendem o quesito.
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A questão agora é como integrar as reuniões digitais nas políticas de viagens das empresas e definir quais são as ferramentas mais adequadas para os diferentes tipos e propósitos. Atingir o equilíbrio entre encontros virtuais e presenciais depende também muito da cultura da corporação, da localização da equipe e do tipo de reunião a ser considerado.
“Há programas que permitem até 100 pessoas em um call, ver apresentações e compartilhar a tela, por exemplo. Nossa política diz para sempre priorizarmos a comunicação on-line, em vez de viajar”, conta o gerente de Categoria Global da Citrix, Jef Robinson.
Segundo Robinson, nada supera o encontro cara a cara e o toque pessoal, mas as reuniões virtuais podem substituir muito bem em alguns casos, já que a capacidade de compartilhar telas, colaborar, incluir participantes a qualquer hora, entre outras funcionalidades, é extremamente eficiente.
“Embora muitas empresas saibam quem realmente viaja e quanto isso custa, elas não sabem necessariamente o porquê. Uma TMC pode intervir para analisar dados e sugerir quais viagens podem ser substituídas por reuniões virtuais e aconselhar sobre as opções”, afirma o diretor executivo da Business Travel Direct, Andrew Perolls.
A dica é definir o objetivo da conversa. Um gestor de viagens pode estar à procura de um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional, ter reuniões de melhor qualidade ou reduzir os gastos das viagens corporativas, por exemplo.
E não há como negar a eficiência delas: em média, há um aumento de 20% na produtividade dos funcionários com a câmera ligada no Skype ou outro programa. Durante os calls as pessoas não são multitarefas e focam muito mais na reunião.
“Para um de nossos clientes, o principal foco era a harmonia entre trabalho e lazer e qualidade da experiência. Olhando os relatórios da TMC, vimos que 70% das viagens eram internas e, com a ajuda das equipes de marketing, TI e RH, começaram a fazer reuniões virtuais. Desde então, tiveram uma economia de US$ 1 milhão por mês”, explica a vice-presidente da Advito, Lesley O’Bryan.
