Como a nova regra de proteção de dados pode afetar as viagens
O gerenciamento do perfil do viajante sofrerá algumas alterações, veja algumas delas.
Nome, sobrenome, número de passaporte e cadastro de passageiro frequente são normalmente os dados básicos a serem informados. Mas outros, como histórico médico e contato de emergência, também são importantes. Veja abaixo outras considerações a serem levadas em conta, levantadas pelo site Buying Business Travel.
1. Informações em reservas de automóveis
Colocar o endereço residencial do viajante na ferramenta de aluguel de carros é interessante, pois, assim, ele clica em um botão para ser buscado em casa e levado ao aeroporto, em vez de colocar as informações todas as vezes que for utilizar.
Neste caso, a GDPR estará protegendo as informações do funcionário, já que uma página perguntará se ele aceita que seus dados sejam gravados para este propósito.
2. Dispositivo móvel pessoal
Caso o colaborador leve seu celular, ele precisa informar seu número particular. Caso o viajante recuse este pedido, será documentado e, se houver um incidente, estará registrado porque não foi possível fazer contato por telefone.
A maioria das pessoas tem prazer em fornecer seu número de celular pessoal para o uso em viagens, mas não o querem necessariamente no sistema da empresa, podendo ser contatado dentro e fora do horário de expediente.
3. Atualização de perfis
É importante que viajantes e gestores atualizem seus perfis e executem verificações regulares para excluir detalhes de desistências. Isso pode ser feito por meio do envio de lembretes regulares, pedindo às pessoas que mantenham o perfil atualizado e façam uma varredura mensal para ver se há algum número de celular inválido, por exemplo.
São muitas as razões pelas quais isso é importante, entre elas o rastreamento dos viajantes, o dever de assistência e a capacidade de fornecer suporte em caso de qualquer interrupção na viagem. Além disso, após um incidente, é sempre bom enviar um e-mail para lembrar os passageiros da importância de conseguir localizá-los durante um incidente futuro.
4. Atuação conjunta
Com o GDPR, as empresas precisam obter um novo consentimento para usar dados pessoais, que deverão ser coletados de acordo com os requisitos da nova norma. É importante que as empresas analisem sua política em relação aos fornecedores - e não apenas de uma perspectiva de viagem.
As equipes devem trabalhar juntas: o departamento jurídico deve atuar próximo ao Programa de Proteção de Dados de Grupo para garantir que os bancos cumpram as normas. Também é preciso que as empresas trabalhem junto aos fornecedores para garantindo que eles também estejam em conformidade.
5. Atualização de ferramentas
É essencial investir em novas ferramentas de reserva on-line para que as pessoas reconstruam seus perfis, com o objetivo de garantir mensagens GDPR corretas, número de celular atualizado etc. É um bom exercício ter que atualizar tudo e, por mais que seja trabalhoso para alguns viajantes, é por uma boa razão.
O uso da nova ferramenta também é mais fácil. Os detalhes serão baixados por meio do departamento de RH e detalhes adicionais podem ser adicionados, caso necessário.
*Fonte: Buying Business Travel