Prioridades dos compradores de viagens corporativas mudaram; veja como

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Um recente estudo conduzido pela BCD Travel revela mudanças nas prioridades dos compradores de viagens corporativas. Os resultados são baseados em uma pesquisa on-line realizada em abril deste ano com mais de 200 compradores em todo o mundo.

Segundo o levantamento, as novas prioridades dos compradores são:

• Duty of care;
• Conformidade com políticas;
• Controle de custos.

Todas as três foram classificadas como altamente importantes em 2023. No entanto, as classificações de outras prioridades diminuíram ligeiramente.

• A satisfação do viajante caiu em importância como uma das principais prioridades de 2021 a 2023 para o quarto lugar em 2024;
• Da mesma forma, pagamento e despesas foram avaliados como menos importantes do que há um ano.

Política de viagens clara é crucial para compradores

Uma política de viagens clara é um fator chave para um programa de viagens bem-sucedido. É encorajador que muitas empresas concordem, já que a maioria dos compradores de viagens relatou que sua empresa possui uma política de viagens dedicada. No entanto, surgem diferenças na definição das políticas:

• Sete em cada dez afirmam que sua política de viagens está alinhada com os objetivos da empresa e é apoiada pela liderança;
• Seis em cada dez a definem como focada em custos e três em cada dez a descrevem como centrada no viajante;
• Apenas 15% dos compradores de viagens relataram que a política é baseada em KPIs e feedback dos viajantes..

O que abrangem as políticas de viagens?

De acordo com a pesquisa, os dois temas mais comumente abordados incluem o propósito da viagem (por exemplo, reuniões com clientes vs. reuniões internas) e aprovações prévias à viagem. Embora a sustentabilidade esteja crescendo em importância na indústria, menos da metade disse que viagens sustentáveis estão incluídas em sua política. Isso está alinhado com uma pesquisa da BCD de julho de 2023 que constatou que apenas 45% das empresas têm metas para viagens de corporativas sustentáveis. Viagens de lazer, trabalho remoto e diversidade, equidade e inclusão são incluídos com menos frequência.

Muitas empresas possuem políticas de viagem dedicadas para funcionários sêniores, unidades de negócios específicas e viajantes frequentes. Apenas 12% possuem políticas escritas para viajantes com necessidades de acessibilidade ou viajantes neurodivergentes. Menos de um em cada dez possuem políticas que abordam funcionários com necessidades especiais (por exemplo, mães lactantes, viajantes LGBTQ+, gênero, religião ou idade.

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Principais desafios dos compradores de viagens

• O maior desafio para os compradores ao atualizar a política é educar os viajantes;
• Isso é seguido por gerenciar exceções à política, gerenciar a política em diferentes regiões e controlar a conformidade com a política.

"Viajar a trabalho pode ser estressante. Você deseja que seus funcionários possam acessar todos os recursos necessários para tornar o processo o mais simples e eficiente possível - e é por isso que a comunicação regular da política é tão importante", comenta Teri Miller, VP executiva de Time Global de Clientes da BCD Travel. "A tecnologia tem simplificado as comunicações com os viajantes, criando formas para as empresas fornecerem facilmente informações relevantes e oportunas que possam manter esses viajantes seguros. Por exemplo, os clientes usam nossa plataforma TripSource para alcançar rapidamente os viajantes em diferentes momentos ao longo do planejamento e ciclo da viagem."

Por isso, é importante:

• Comunicar-se com os viajantes antes, durante e após as viagens;
• Usar o engajamento do viajante para criar conscientização, influenciar comportamentos e aumentar a satisfação;
• Fazer pesquisa para ouvi-lo, utilizando percepções obtidas para efetuar alterações nas políticas.

Comunicação e fiscalização de políticas

De acordo com os respondentes, o método mais comum para comunicar atualizações da política de viagens é por meio da intranet da empresa, seguido por direct mailing. Um terço compartilha atualizações na ferramenta de reserva on-line (OBT) ou durante o treinamento dos funcionários. A BCD sugere introduzir a política de viagens durante a integração do funcionário, pois é mutuamente benéfico. Isso promove transparência, ajuda os novos contratados a se sentirem informados e promove uma cultura de preparação e responsabilidade.

• Embora mais da metade dos compradores de viagens considerem sua política de viagens como muito ou extremamente eficaz, apenas um terço tem a mesma confiança em sua comunicação de política;
• Quase metade avalia sua comunicação de política como moderadamente eficaz, refletindo o desafio comum de educar os viajantes sobre a política.

Os métodos mais frequentemente utilizados para fazer cumprir as políticas de viagens incluem:

• Destacar opções de viagem em conformidade com a política OBT;
• Realizar uma auditoria das despesas de viagem;
• Comunicar regularmente as mudanças na política de viagens por meio de múltiplos canais.

"Com base em nossa experiência, sabemos que uma das formas mais eficazes de comunicar-se com os viajantes e influenciar seu comportamento é inserir mensagens relevantes diretamente no processo de reserva. Isso não apenas resulta em maior conformidade, mas também proporciona uma experiência de compra mais personalizada e dinâmica para o viajante," reforça Miller.

Políticas de controle de custos

Mais da metade dos compradores de viagens relatam ter reduzido seu orçamento de viagens nos últimos anos. Ao mesmo tempo, quase todos introduziram certas medidas de controle de custos. As medidas mais populares são direcionadas para:

• Redução do volume de viagens: incentivar reuniões online, diminuir viagens não essenciais, promover viagens menos frequentes, mas mais longas, e limitar o número de funcionários em uma viagem;
• Outras medidas incluem o uso de ferramentas para reduzir o custo de uma viagem (por exemplo, garantia de preço), controle estrito de despesas, reserva de classes mais baixas de viagens aéreas e incentivar o uso de transporte público em vez de táxis.

Atualizações da política de viagens

Além da gestão de viagens, diversos interessados estão envolvidos na criação e atualização das políticas de viagens, incluindo finanças, recursos humanos, compras, segurança e conselho executivo. A maioria dos entrevistados atualizou sua política de viagens no último ano. As empresas devem atualizar regularmente suas políticas de viagens para atender às necessidades em constante mudança dos viajantes e da indústria. Uma política de viagens forte proporciona um quadro consistente, seguro, gerenciado e controlado em termos de custos, que conduz a decisões de viagem prudentes.

Tendências que moldam a política de viagens

• Quase dois terços dos compradores de viagens esperam que a sustentabilidade (juntamente com a segurança) tenha o maior impacto nas políticas de viagens corporativas nos próximos anos;
• Outras tendências são tecnologia, NDC, bem-estar do viajante e novas necessidades dos mesmos. Enquanto isso, a diversidade, equidade e inclusão estão na parte inferior da lista, juntamente com viagens de lazer. Ambos são relevantes, mas não se espera que mudem consideravelmente as políticas de viagens.

Embora o bem-estar do viajante tenha perdido um pouco de importância, as empresas devem estar cientes de que as viagens corporativas podem ser exaustivas e influenciar o bem-estar e a felicidade dos viajantes. Na atual relevância de manter talentos, acomodar o bem-estar dos viajantes pode ter um impacto positivo na retenção de funcionários.

Para visualizar o relatório da pesquisa de compradores de viagens, clique aqui.