Startup brasileira cria ferramenta para gestão de eventos; Conheça

Os eventos estão em alta. Dentro e fora do Brasil, a percepção da eficiência dessa poderosa ferramenta de marketing cresce conforme empresas buscam alternativas para aumentar o ROI (retorno sobre o investimento) de ações voltadas à geração de mais negócios. Para a América Latina, segundo recente pesquisa do IBTM, a previsão para o segmento de Mice em 2017 é de avanço mais nítido em relação a um crescimento moderado de outras regiões muito por conta de uma queda nos custos por participante.

Mas será que o momento favorável pode ser aproveitado no Brasil? Ainda segundo o estudo, a América Latina como um todo carece de recursos de melhor acabamento, seja na parte estrutural ou no processo de elaboração dos eventos.


"Nos eventos, estamos em um momento semelhante ao que aconteceu com o corporativo há 15 anos, quando tinha uma carência ou deficiência na distribuição de conteúdo. A distribuição nos eventos hoje tampouco é estruturada. Além de automatizar e agilizar processos, criamos um padrão de distribuição de informações, no qual toda a cadeia vai ser beneficiada, quem contrata e quem vai trabalhar a cadeia de logística - tudo de uma forma mais consistente para levar o produto ao consumidor final", comenta o diretor da startup de tecnologia e consultoria a eventos Inteegra, Rogerio Miranda.

Por meio da ferramenta que começou a ser desenvolvida em 2014, gestores de agências especializadas e profissionais de empresas que trabalham frequentemente com eventos podem tocar todo o processo de confecção de encontros mantendo controle de prazos, pagamentos, suporte logístico, fluxo de aprovações e programação do evento, otimizando etapas para menor margem de erros, maior produtividade e mais transparência. E mais: o banco de dados permite cruzar informações para se avaliar as práticas.

"O nosso grande propósito é unificar a complexidade dessa cadeia. Ainda disponibilizaremos muita coisa ao mercado - ainda neste ano."

Segundo Miranda, a tecnologia está ganhando cada vez mais aderência "neste mercado ainda apegado a softwares gerais de planilhas".

"Brincamos dizendo que nosso grande concorrente hoje é a planilha de Excel. Mas na verdade percebemos que o comportamento é de aceitação, tendo em vista que clientes e gestores de eventos exigem muito mais, assim como o participante do evento. Investir menos em pão de queijo e mais em tecnologia gera mais produtividade e redução de custos."

COMO FUNCIONA
A plataforma da Inteegra pode ser dividida em seis grandes fases: briefing do evento, orçamento, programação, RSVP, hotsite e administração ou financeiro. No briefing está a parte de abertura do evento, como pré-cadastro dos clientes e características suas como centro de custos e também a descrição do evento. Já na parte do orçamento, o sistema direciona os pedidos de cotação a fornecedores que, quando conveniente, têm sua proposta aprovada na fase de aprovação. Em seguida está a programação, à qual a plataforma possibilita a criação de uma agenda com os intervalos, sessões e palestrantes, criando uma timeline de cada dia do evento.

Paralelamente ao trâmites de contratações de serviços e programação, o gestor de eventos lança mão da sessão RSVP para toda a comunicação com convidados, criando lembretes, cartas-voucher, separar grupos que terão apenas hospedagem daqueles com aéreo e hospedagem. Na parte de hotsite, a ferramenta possibilita trabalhar a parte visual do evento.

Na área de administração é que fica todo o processo de pré-fechamento e fechamento do evento, incluindo a conciliação de pagamentos das contas a pagar e das contas a receber.