Quebrar paradigmas? Desafios na tomada de decisão em viagens corporativas

Minimizar custos, respeitar compliances, garantir a segurança e uma boa experiência para o viajante: são muitos os desafios dos gestores de viagens corporativas. “Seja ao atender demandas de uma pequena ou grande empresa, os gestores de viagens corporativas têm uma árdua tarefa de tomar decisões que sejam positivas para todos”, diz o CEO da Omnibees, Luís Ferrinho.

Para o consultor Bernardo Feldberg, o setor passa por algumas mudanças significativas, o que torna a questão ainda mais complexa. Com as novas tecnologias, o viajante busca mais informações sobre o seu trajeto e estada. “Antes, o passageiro tinha que aceitar as regras de viagem da empresa. Hoje em dia, ele entra no site e vê se a habitação faz sentido, ele questiona mais”, afirma. Isso resulta em mais flexibilidade e em exceções às políticas de viagens.

A economia compartilhada e outras plataformas de reservas diretas também têm agitado o segmento. “Isso significa que o viajante pode facilmente se esquivar dos planos da empresa e usar ferramentas que acredita se adequarem melhor, mas que podem custar mais a longo prazo, pois comprometem a visão holística dos travel managers, que precisam se preocupar com a economia da viagem como um todo. De que adianta economizar R$ 40 por dia na hospedagem, se o transporte diário de ida e volta para a empresa será R$ 50?”, complementa a consultora Gabriela Otto, presidente da HSMai Brasil.

Para o diretor regional da GBTA Brasil, Wellington Costa, eventualmente, a autorização a uma exceção à política de viagens pode mesmo se tornar uma dificuldade. Por isso, é preciso adotar algumas medidas para facilitar o fluxo de trabalho e a tomada de decisões por parte dos profissionais.

“Sempre que possível, é importante aplicar a política de viagens da empresa. Para isso ela deve ser flexível, de fácil interpretação, e atualizada semestralmente com as novidades da indústria de viagens. A relação custo/benefício e a comunicação tornam-se fatores fundamentais para o sucesso”, diz.

Gabriela lista uma série de fatores que devem ser considerados pelo gestor nesses casos, como savings, transparência, satisfação do usuário, segurança de dados, simplificação de processos de pagamento, parcerias ‘de verdade’ (com diretoria, equipe, intermediários, fornecedores de tecnologia e fornecedores de turismo em geral), além de inovação.

Em algumas situações, no entanto, é preciso arriscar e romper paradigmas. Para Gabriela, bons processos são aqueles que agregam valor para o usuário final e para a empresa. “O resto é burocracia desnecessária”, afirma. “Inovar em processos, garantindo as 3 palavras-chaves desse profissional (savings, transparência e segurança) é fundamental e deve acontecer de forma contínua, se tornando uma cultura do departamento de viagens e eventos”.

FORNECEDORES
Do ponto de visto do fornecedor, outros desafios se impõem na hora de tomar decisões. “Acredito na máxima que afirma que se um negócio propõe inovação, é mandatório que resolva dores do mercado e problemas dos usuários”, afirma Ferrinho. “Porém, entregar inovação seja em forma de produto, serviço ou suporte ao cliente é um enorme desafio uma vez que o mercado de viagens é incrivelmente dinâmico, assim como as necessidades dos clientes”.

Já o diretor da CEP Transportes, Fernando Cavalheiro, diz que entre as decisões mais difíceis em seu dia a dia está todo o planejamento orçamentário da empresa, com a expectativa e análise do que vai acontecer no país.

Para tomar decisões, o profissional diz que ao mesmo tempo em que é necessário ser muito racional e analítico, é preciso se reinventar todo dia. “A gente precisa tentar entender qual é a expectativa do cliente. Para isso, a gente precisa estar muito atento ao que está acontecendo no mercado”, afirma.