HRS mostra como viajantes podem ajudar gestores de viagens corporativas

As viagens corporativas têm um peso muito forte no turismo nacional, movimentando bilhões de reais ao ano. Entre as grandes empresas, é o setor que gera custos materialmente relevantes para o resultado final. Seja para objetivos diversos, como levar o funcionário para participar de reuniões, fechar negócios ou visitar feiras, esse é um setor de extrema importância para as companhias que desejam expandir negócios.

Mas fazer acontecer uma viagem corporativa não é uma tarefa simples como deveria ser. Desde a organização, por parte dos gestores de viagens, à sua realização, que fica a cargo dos viajantes, há muitos detalhes a se atentar para que tudo saia conforme o planejado. Não é segredo que os gestores de viagens são uma peça fundamental nesse processo - e eles fazem muito pelos viajantes.

“São eles que se preocupam com o bem-estar e a segurança, aperfeiçoam os processos internos (criando ações padronizadas para terem maior controle, visibilidade e transparência), revisam e ajustam as políticas de viagem tentando unir a economia de custos e a satisfação dos viajantes, procuram comunicar as regras de forma clara, mantendo a equipe toda informada. Além disso, cada vez mais participam ativamente de eventos da indústria para adquirir conhecimento, e conversam com outros gestores para trocarem experiências e melhores práticas”, explica o diretor comercial para a América Latina da HRS, Eduardo Murad.

E assim como os gestores fazem a sua parte, os viajantes também precisam dar sua contribuição para que uma viagem a negócios seja bem-sucedida do início ao fim. Mas não só isso: essa contribuição ajuda para que o processo tenha o mesmo sucesso em outras oportunidades. E para ajudar nisso, o diretor da HRS explica como reduzir o gap entre o que é comunicado, combinado e realizado.

O primeiro ponto que ele cita é que os viajantes devem entender as políticas de viagens de sua empresa, uma vez que elas foram desenvolvidas para eles. Viajar a trabalho é um negócio sério e é uma necessidade real para empresas que visam novos mercados. Por isso, se bem implementadas, as políticas de viagens ajudam na redução de custos, na aquisição adequada de serviços e na disposição dos recursos da empresa. “Saiba onde buscar essas informações e as deixe em um local de fácil acesso para consultar sempre que precisar”, orienta o executivo.

Depois de entender as políticas, o viajante deve cumprir as regras. Sobre isso, Murad esclarece que, por mais simples que o processo de viagem possa parecer, ele envolve diversas instâncias dentro da empresa. “Qualquer item fora do previsto poderá acarretar em um gasto maior de tempo, recursos e para os colegas”, avisa.

Fazer uso da tecnologia para facilitar os processos também é uma orientação do executivo. “Sites e aplicativos foram feitos para ajudar o dia a dia. Uma vez que se aprende a usá-los, os benefícios aparecerão em todas as outras vezes”, pontua.

Outra dica é fazer reservas de hotéis no canal preferencial para ajudar no duty of care, que é a parte do trabalho que trata da preocupação e da responsabilidade da empresa com os funcionários em caso de viagens corporativas. “Assim, o gestor de viagens tem a visibilidade de onde estão todos os colaboradores no momento que precisar, ficando mais fácil dar o suporte durante a viagem, além de auxiliar na negociação das tarifas corporativas da sua empresa para o ano seguinte”, explica.

O diretor também destaca a estratégia de “gamificação”, que consiste em usar dinâmicas de jogos para engajar pessoas, resolver problemas e melhorar o aprendizado. E para o viajante, sua dica é clara: “quanto mais dentro das regras estiver, mais os benefícios aparecerão”.

Participar de treinamentos, estar a par das informações enviadas pela equipe de gestão de viagens, dar feedback construtivo das viagens e responder os questionários de satisfação dos hotéis são as últimas orientações do diretor. “Se seguir assim, os viajantes conseguem ajudar e muito a vida dos gestores de viagens”, afirma.