Os desafios dos gestores de viagens das PMEs
Muitas empresas estão revendo e adaptando suas políticas de viagens às experiências buscadas pelos viajantes
Os gestores responsáveis por dirigirem esses programas enfrentam diferentes desafios daqueles encarados por seus colegas do grande mercado. Para as menores empresas consultadas pela pesquisa – cujo programa de viagens consome menos de US$ 2 milhões anualmente - o maior desafio é obter descontos e benefícios do fornecedor, enquanto que para as PMEs maiores - com programas de viagens que consomem de US$ 10 milhões a US$ 12 milhões – o grande desafio é providenciar os próximos passos para a globalização de programas ou inovar com tecnologias emergentes de gestão de viagens.
Muitas vezes, o desafio de gerenciar viagens no mercado de PMEs se resume à quantidade de tempo disponível para executar essa tarefa. Dos entrevistados, 44% afirmaram gastar menos da metade de seu tempo diário para gerenciar viagens. No entanto, a grande maioria assume responsabilidades significativas: 82% definem a política de viagens, 84% gerem viagens de curta duração e/ou custos de reuniões e 76% negociam taxas transitórias.
Pode-se argumentar que a profundidade da responsabilidade, em particular com as negociações tarifárias, estaria alinhada com o nível de gastos de cada programa de viagem, mas os dados do BTN não mostraram nenhuma relação entre ambas as partes. Muitos entrevistados com gastos com viagens totais – incluindo aéreo, hotel, carro, refeição e outros auxiliares – inferiores a US$ 2 milhões relataram que as negociações de taxas eram fundamentais para suas responsabilidades de gerenciamento de viagens.
REPENSANDO AS POLÍTICAS
Os dados do levantamento sugerem que os compradores de viagens passaram bastante tempo repensando suas políticas em 2015 e 2016, particularmente no que diz respeito às conformidades com o canal de reserva. O estudo indica que foram realizadas mudanças nas políticas em todos os anos, mas houve um salto significativo desde 2015 no número de empresas que fazem questão de uma agência de viagens preferida. Em 2015, 56% das empresas tinham uma política em vigor e 11% pretendiam utilizar o canal da agência. Já no ano seguinte foi registrado um aumento nesse número: 70% dos programas de viagens das PMEs fizeram reservas por meio do canal da agência, com a previsão de que este número ainda aumente mais 10%.
O foco na condução dos viajantes correlaciona-se com uma tendência que foi unânime nas respostas obtidas pela pesquisa: o gerenciamento do risco de viagem. "Agora recebemos alertas de viagem em tempo real de nossa agência e nossos viajantes recebem informações específicas para viagens internacionais", relatou uma das empresas consultadas. Embora alguns compradores tenham implementado parceiros de segurança terceirizados, muitas PMEs confiaram a suas TMCs a responsabilidade pela gestão do risco de viagem.
Entre as razões adicionais para rever as políticas, vários citaram expandir, esclarecer e garantir que a política de viagens "esteja mais de acordo com as experiências dos viajantes". Diversos outros compradores relataram querer ampliar o alcance de suas políticas e obter mais estratégicas nos esforços de globalização corporativa ou incorporar aquisições de empresas em seus programas.
Outro aspecto observado no estudo é o fato de que em 2016 os gestores de viagens das PMEs relataram maior uso de tecnologia de viagens do que nunca. A adoção de ferramentas corporativas de reservas on-line atingiu mais de três quartos do mercado, se forem inclusas as empresas que estavam implementando essas ferramentas no momento da pesquisa. Menos de 10% dos entrevistados, por suas vez, não tinham planos de introduzir uma ferramenta de reserva. A adoção da ferramenta de despesa mostrou uma trajetória semelhante, com 71% dos respondentes atualmente usando ou implementando um sistema de despesas on-line terceirizado.
*Fonte: Business Travel News