Gestores que delegam RFP a TMCs se dizem mais satisfeitos

A Fundação GBTA divulgou um estudo que analisa o processo de RFP de acordo com a visão dos gestores de viagens. Segundo o levantamento, 81% dos gestores entrevistados se dizem bastante envolvidos neste processo, enquanto 56% deixam a responsabilidade nas mãos de uma TMC.

Cada vez mais os programas de viagens trabalham de maneira próxima a seus fornecedores hoteleiros para negociar taxas e amenidades, podendo dessa forma encontrar os melhores parceiros. Geralmente, 12% das propriedades consultadas são descartadas e 13% são novamente contratadas como provedores preferenciais.

Três quartos das empresas emitem a mesma RFP em todo o mundo, enquanto 21% usam RFPs personalizadas para diferentes regiões. No geral, o processo dura uma média de 3,2 meses. 66% dos gestores de viagens que conduzem o processo de RPF se dizem satisfeitos, enquanto os que delegam essa tarefa a uma TMC mostraram níveis ainda mais altos de satisfação: 75% deles se dizem contentes com os resultados.

Já os 33% que se dizem insatisfeitos atribuem tal descontentamento a uma série de fatores, que envolvem o tempo que o processo leva para ser concluído, a falta de benefícios tangíveis ao longo de sua execução e a falta de recursos para dedicarem a esse processo.

É interessante notar que as empresas com gastos maiores em viagens também têm os maiores níveis de satisfação com o processo de RFP, possivelmente porque são capazes de resolver algumas das reclamações mencionadas acima e ter mais recursos à disposição. As organizações com gastos de viagem superiores a US$ 30 milhões (67%) mostraram mais confiança em uma TMC do que as que possuem gastos com viagens inferiores a US$ 30 milhões (50%).

Mas de que forma os gestores de viagens e os fornecedores podem tornar o processo de RFP do hotel mais eficiente? Uma dica do estudo é concentrar nas TMCs as atividades que consomem mais tempo, enquanto os gestores se mantêm envolvidos no processo de tomada de decisão. É importante entender que o estudo não sugere um método de trabalho padronizado para todas as empresas e, embora as avaliações anuais possam funcionar para alguns programas, outras podem ser bem-sucedidas com avaliações esporádicas.

Os programas de viagem devem, ainda, analisar seu processo de tomada de decisão para entender quais são os elementos-chave, organizando-os em níveis de importância e identificando os fatores indispensáveis para a tomada de decisões.