Relação entre TMC e cliente deve ser transparente; auditoria pode ajudar

Um processo de auditoria serve para auxiliar no aperfeiçoamento de procedimentos e soluções de problemas, além de servir para evitar questões de compliance. Entre a relação de uma TMC e cliente, é importante para deixar claro entre as partes o objetivo e a abordagem durante as negociações, com a meta de ações para otimizar os gargalos e pontos de melhoria.

“O auditor é alguém imparcial e independente, que olha as transações e representa os interesses de todos os envolvidos. No processo de uma agência de viagens corporativas e o cliente, ela serve como análise do cumprimento das cláusulas de contrato, ver se ambos os lados cumpriram as regras estabelecidas”, explica o sócio auditor da KPMG, Moacyr Piacenti.

Algumas situações observadas na indústria de viagens e eventos corporativos podem ser o recebimento de fees efetuados baseados em métricas não monitoradas, compras de passagens efetuadas fora das regras impostas e falta de comunicação da política de viagens para os funcionários da empresa.

“Em 2012 fizemos auditoria no processo de viagens, cujas contas estavam em torno de R$ 17 milhões. Recebemos uma não conformidade interna e fomos investigar. Aplicá-la nos ajudou na melhoria do processo e tivemos retorno financeiro. Como cliente, conseguimos ter transparência na hora das contratações”, conta a coordenadora de Compras e Contratações da Engie, Milena Pamplona.

Assim como é importante para o cliente, é essencial para as TMCs também. Para que as melhores práticas sejam cumpridas, é crucial que os instrumentos – contratos, manuais etc. – sejam elaborados com clareza. “Nenhum auditor consegue realizar o trabalho, caso o documento não esteja bem escrito. Por isso, nessa indústria, ter um projeto construído por princípios e valores, seja do associado, cliente e fornecedor, é indispensável”, opina o presidente do Conselho de Administração da Abracorp, Rubens Schwartzmann.

O processo de auditoria é um projeto como qualquer outro, onde a base do sucesso é o planejamento, a organização e a boa comunicação entre todas as partes. Com TMC e cliente se entendendo, as chances de o que foi estipulado darem certo são enormes. Se algo não sair como combinado, ela está aí para isso.