Encontrar local ideal é um desafio para os meeting planners
Um estudo recente da Cvent entrevistou 2,6 mil planejadores de eventos sobre os desafios que eles enfrentam para buscar o espaço ideal em 2019
A pressão vem crescendo há anos entre os meeting planners, que são rotineiramente encarregados de orçamentos e passam longos períodos de tempo encontrando o local certo para o evento, o que ainda é uma dificuldade, mesmo com as ferramentas digitais.
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Mesmo com ferramentas digitais, a escolha do espaço para o evento ainda é uma dificuldade
Um estudo recente da Cvent entrevistou 2,6 mil profissionais sobre os desafios que eles enfrentam para buscar o espaço ideal em 2019 e os obstáculos para lidar com a complexa tarefa de parceria entre o evento e o local. Dos entrevistados, 69% planejam onze ou mais eventos, enquanto 16% organizam mais de 100. Todos os respondentes viram um aumento de participantes no último ano.
De acordo com o levantamento, essa tendência em direção a mais participantes em um grande portfólio de reuniões gerenciadas enfatiza a importância que os hoteleiros devem ter para tornar cada interação com um meeting planner rápida e orientada a serviços. Os organizadores simplesmente não têm tempo a perder com ineficiência. E, de fato, 44% dizem que perderam interesse em um local por causa da falta de comunicação.
O processo de aquisição e negociação continua difícil, apesar da variedade de ferramentas digitais disponíveis para ajudá-los nessa questão. Há ainda o problema adicional dos orçamentos que podem aumentar com o tempo, com mais da metade dos planejadores esperando que os elementos-chave de um evento fiquem mais caros até 2020. E, apesar da pressão orçamentária, apenas 43% disseram que o departamento financeiro da empresa está envolvido no processo de planejamento de eventos.
O custo do local, o branding e as tarifas dos quartos são os fatores mais importantes considerados pelos planejadores que compram um evento, mostrando a importância contínua dos bloqueios de quartos de hotel para o ecossistema geral do evento. Uma vez que os locais tenham sido encontrados, o layout do espaço e custo do evento são os recursos mais influentes que orientam a decisão de reserva de um organizador.
Em relação a escolher a segunda opção de espaço, 72% dos entrevistados responderam que um desconto de 6% seria suficiente para que eles fizessem a escolha. Os profissionais também disseram que a falta de uma equipe de vendas profissional em hotéis levou 59% deles a escolher outro local para a seguinte edição de um evento.
