Ferramentas de controle de gestão reduzem gastos indiretos em 65%

Mantras do gestor de viagens corporativas, a combinação das palavras compliance e saving pode gerar uma média de economia de 65% nas empresas, observa a executiva de contas do Amadeus, Kátia Locatelli, durante debate com o diretor de Negócios Corporativos da Reserve, Sidney Lima Filho, e o gestor de viagens da Petrobras Distribuidora, Bruno Melo, no Simpósio de Viagens Energy, Resources and Marine 2016, da GBTA, que acontece nesta segunda-feira (29), no Hotel Windsor Marapendi, no Rio de Janeiro.

"Há uma redução de 65% nos custos indiretos. A gente realmente vê cases de sucesso de savings. É só ter a informação em uma OBT (online booking tool), tendo a gestão dentro de casa. Mas, hoje, 80% das corporações não controlam seus gastos indiretos", diz a executiva.

Kátia defende que as ferramentas de gestão de despesas (expense management) possibilita uma parametrização das políticas das empresas, fazendo com que os custos "invisíveis" passem a ser de fácil manuseio. "Perdas de recibos, relatórios imprecisos, gastos fora da política, submissão tardia do relatório... tudo isso é gasto descontrolado que o gestor precisa analisar. 'Qual a melhor maneira de impulsionar essa política corporativa'? A tendência hoje é ter uma integração única de ponta a ponta que feche o ciclo do viajante. Isso é bom porque o colaborador também se beneficia muito."

A tecnologia facilita o processo a partir do viajante. Com um self booking toll oferecido pelas empresas de tecnologia, o viajante deduz seus gastos por meio do aplicativo da ferramenta de expense management, tirando uma foto do recibo pelo expense reader, que envia a informação à OBT. "Há uma timeline para os gastos e há perfis de viajantes. Só um diretor, que está no perfil de uso de lavanderia, por exemplo, tem a liberação para o processo de pagamento."

ECONOMIA DA GESTÃO
Com a palavra, Sidney Lima, da Reserve, frisou os gastos com gestões de viagens que poderiam ser melhores. "Nos EUA, entrevistaram 1.216 profissionais que fazem gestão de viagens. O custo médio para uma viagem toda ser processada é de US$ 58 (hora do profissional, custo administrativo, etc). Além disso, 19% de cada viagem contêm erros, o que necessita reprocessamentos e adiciona mais US$ 52 ao custo médio total. Olha só o custo de você não ter uma tecnologia bem implantada. É um gasto indo pelo ralo e que não está aparecendo."

Lima diz ainda que mais de 40% das empresas usam planilhas para reportar os gastos e, dessas, metade leva duas horas para registrar a viagem. "A tendência é dar ferramentas ao funcionário."

"Se você não tem uma plataforma para integrar tudo, como tempo para reservar, pedir adiantamento a empresa, hotel, cada hora você vai para uma coisa para procurar. Se você tem tudo integrado na plataforma, não tem que ficar garimpando na internet."

FIM DAS FRAUDES E COMEÇO DOS CASES
Ao comentar o impacto da implementação total das políticas de gastos com uma ferramenta de controle de despesas, o executivo da Reserve cita um exemplo de empresa que reduziu em 43% do valor de R$ 12 milhões gastos anualmente com viagens corporativas só no primeiro ano. No segundo ano, a economia foi de mais 15%.

"Isso sem diminuir o número de tíquetes ao ano. De fato há saving se você automatiza seu compliance. Ha detalhes que você só tem se tiver uma ferramenta para auditar. Há solicitações de reembolso por uso do carro particular que não informam a distância exata e cerca de 25% dos viajantes, mesmo sem saber, frauda a despesas."

Peguntado sobre o domínio do histórico das viagens de uma agência, Sidney lima lembra que este está associado à propriedade da ferramenta. Se a empresa não tem uma própria, fica dependente das agências nesses termos.

"A maioria vêm através da agência porque ela traz consultoria. No meu feeling, quando você tem um nível recorrente de viagem, a partir de 100 ou 150 ao mês, já é interessante a empresa ter sua própria ferramenta. Isso quer dizer que você já tem o uso de custos indiretos. Se você coloca R$ 600 reais de tíquete médio de aéreo e R$ 400 de alimentação, você já tem um volume de R$ 60 mil. Se 10% corresponder a mau uso, os R$ 6 mil justificam a preocupação."