Dicas para otimizar reuniões de trabalho
Este artigo de Glenn Haussman traz sugestões para otimizar eventos de trabalho, promover interação entre colaboradores e deixar os encontros mais divertidos
Aqueles que viajam frequentemente à trabalho, em alguma momento da carreira provavelmente participaram - ou vão participar - de eventos que acontecem em salas de conferência completamente sem janelas. Significa que só se vê a cidade-sede ao andar do aeroporto para o hotel anfitrião. É uma pena, pois é possível que você já tenha ido à lugares super legais e que não teve oportunidade de conhecer.
Por sorte, isso está mudando. Quem planeja estes encontros está percebendo algo que já é falado há anos; algumas reuniões podem ser terrivelmente chatas. Assim, a maneira tradicional de fazer estes eventos corporativos, ou seja, sentar e ouvir o dia todo às "referências do segmento", acaba gerando dispersão e falta de atenção. Além disso, especialistas dizem que absorvemos apenas uma pequena porcentagem do que ouvimos.
São informações que preparam o terreno para mudar a maneira como as reuniões tradicionais são realizadas. Mudanças sociais e a compreensão mais clara da forma de aprendizado dos adultos estão mudando a maneira como as reuniões são feitas e podem ser mudadas para aumentar o engajamento dos participantes.
A seguir, confira dicas e ideias para tornar as reuniões mais
produtivas e interessantes para os profissionais
Fique ao ar livre: Muitas reuniões são realizadas inteiramente em ambientes fechados. Isso não é saudável para nossa sanidade ou nossa capacidade concentração e de absorver informações críticas. No mínimo, tente organizar refeições ao ar livre, se o tempo permitir, e até mesmo realizar parte da conversa externamente.
Fazer pausas: Há uma razão para as famosas palestras do TED terem 18 minutos de duração, afinal nosso tempo de atenção é de apenas 20 minutos ao ouvir alguém falando. Além disso, as pessoas ficam inquietas sentadas por longos períodos. Tente dividir suas reuniões em pequenos períodos com um intervalo para deixar as pessoas se alongarem, tomarem um copo de água e ir ao banheiro.
Serviço Comunitário: Em vez de ficar sentado e ouvindo o dia todo, os participantes podem conectar-se enquanto participam de alguma ação comunitária no bairro que está hospedando o evento. Por exemplo, algumas empresas tiram o dia e levam os colaboradores para construir um parquinho ou fazer sanduíches para famílias necessitadas.
Promova interação: Uma ótima maneira de envolver os participantes é dar a chance aos participantes de compartilhar ideias. Coloque questões ou "problemas" a serem resolvidos em grandes folhas de papel e permita que as pessoas forneçam seus pensamentos e soluções. Em seguida, destaque as melhores.
Misture grupos: Tire as pessoas da zona de conforto, atribuindo-lhes assentos longe de seu grupo usual na hora das refeições. Isso os força a começar a falar e a pensar em coisas diferentes, ao mesmo tempo que promove interação.